Seit 2012 gilt das sogenannte Dienstwagenprivileg auch für Fahrräder, E-Bikes und LEV (Light Electric Vehicles). Immer mehr Dienstleister erledigen für den Unternehmer die Formalien für die Überlassung eines Betriebsfahrrads auch für die private Nutzung durch den Mitarbeiter. Dabei sollen Ersparnisse bis über 40% im Vergleich zum Barkauf möglich sein. Und auch für den Arbeitgeber geht die Rechnung auf. Eine Win-Win Situation mit positiver Außenwirkung und, besonders wenn man selbst elektromobile Angebote für Gäste bereitstellt, auch mit innerbetrieblichen Vorteilen. Denn elektromobile Begeisterung ist übertragbar!

Jedoch sind in jüngster Vergangenheit Stimmen laut geworden, die dieses Modell zumindest in Teilen für rechtlich fraglich halten. Hier finden Sie die wichtigsten Informationen:

Für Arbeitsweg und Freizeit gleichermaßen zugelassen: ein Dienst-Pedelec
Für Arbeitsweg und Freizeit gleichermaßen zugelassen: ein Dienst-Pedelec

 

Vorteile für den Arbeitgeber 

Er spart:

  • Krankheitstage, nämlich durchschnittlich ca. 2,4 pro Jahr, denn Rad-fahrende Mitarbeiter sind seltener krank.
  • Lohnnebenkosten, denn die Leasingraten gehen vom Bruttolohn des Mitarbeiters ab, der sich somit verringert, und mit ihm die Arbeitgeber-Anteile zur Sozialversicherung.
  • Er erhöht steuerwirksame Betriebsausgaben, indem er sich an den Raten beteiligt oder die Versicherungs- und die Servicekosten übernimmt.
  • Mitarbeiter-Parkplätze. Auch wenn nicht immer alle mit dem Rad kommen, der ein- oder andere Parkplatz könnte eingespart oder umgewidmet werden.

Er bekommt:

  • gesündere und motiviertere Mitarbeiter, die die elektromobilen Gäste-Angebote mit Herzblut und Sachverstand mittragen und promoten.
  • eine höhere Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.
  • ein ökologisches Image, denn das nachhaltige Profil und Glaubwürdigkeit des Hauses wird durch eine sichtbare Facette erweitert.
  • zusätzliche Werbemöglichkeiten (Branding der Fahrräder, Mundpropaganda)

Vorteile für den Arbeitnehmer

  • Er erhält ein (oder auch mehrere) hochqualitatives Bike zu attraktiven Konditionen
  • Er bekommt alle drei Jahre ein aktuelles Modell
  • Er spart Zeit, Nerven und bewegt sich an der frischen Luft.
  • Er spart Kreditkosten oder die Zahlung eines hohen Barbetrags.
Selbst reine Sportgeräte werden vom Dienstrad-Angebot erfasst

Nutzung
Dienstwagen und Diensträder werden ganz unterschiedlich genutzt. Mit dem Dienstrad werden kaum Botengänge unternommen, es wird zum allergrößten Teil in der Freizeit verwendet. Deshalb lohnt es sich auch nicht, für ein Dienstrad ein Fahrtenbuch zu führen. Die Fahrt zur Arbeit und der Heimweg gelten übrigens nicht als Dienstweg. Der Mitarbeiter  kann das Bike auch komplett als Freizeit- oder Sportgerät benutzen, er muss nicht mit ihm zur Arbeit fahren. Die Werbungskosten für den Arbeitsweg kann er trotzdem steuerlich geltend machen. Daraus ergibt sich auch, dass es kein prädestiniertes Dienstrad gibt.

Verschiedene Angebote
Manche Dienstleister bieten ein uneingeschränktes Portfolio an, d.h. der Mitarbeiter bekommt das Bike seiner Wahl, unabhängig von der Marke. Eingeschränkt wird die Auswahl nur durch die Zahl der Hersteller bzw. Händler, mit denen der Vermittler eine vertragliche Vereinbarung hat. Inzwischen haben auch Hersteller und Händlerverbände dieses Modell als lohnendes Geschäftsfeld entdeckt. Die Bikeauswahl ist dann auf deren jeweiliges Produktportfolio beschränkt, das aber in allen Fällen so breit ist, dass nahezu jeder fündig wird.

Die Anbieter agieren dabei meist als Vermittler zwischen dem Unternehmer und der Leasinggesellschaft, eine Bank steht jeweils dahinter. Sie übernimmt die Finanzierung.

Die Methode – zwei Verträge
Es bieten sich für den Arbeitgeber Kauf, Fremdfinanzierung und Leasing an. Meist ist die Form des Leasings das Angebot der Wahl, weil es die Liquidität schont, bilanziell günstig ist und in der Regel Steuervorteile bietet.

Um das Angebot wahrzunehmen, schließen Arbeitgeber und Beschäftigter einen Vertrag über eine Gehaltsumwandlung mit Nutzungs-Überlassung (Überlassungsvertrag) über die Dauer von drei Jahren ab.

Der Arbeitgeber schließt mit dem Vermittler einen Leasingvertrag ab. Der Arbeitgeber wird damit zum Leasingnehmer. Der Mitarbeiter sucht sich ein Bike (oder mehrere) aus und bestellt es beim Händler.

Für 36 Monate bekommt dann der Arbeitnehmer die Leasing-Raten von seinem Bruttolohn abgezogen.

Für die Nutzung des Bikes wird monatlich 1% des Neupreises (auf 100 € abgerundet) auf das neue Steuerbrutto aufgeschlagen. Durch den Abzug der Leasing-Raten (und ggf. der Versicherung) sinkt sein Bruttolohn und er zahlt entsprechend weniger Steuern und Abgaben. Ebenso der Arbeitgeber. Bei einer monetären Beteiligung des Arbeitgebers an den Leasingraten, oder Übernahme der Versicherungsbeiträge oder Servicekosten verbucht der die Beträge als sofort wirksame Betriebsausgaben. Ist der Arbeitgeber Vorsteuer-abzugsberechtigt, vermindert sich die Leasingrate um den Umsatzsteueranteil.

Für etwa 30 bis 50 € weniger Kassenbestand im Monat, abhängig von den jeweiligen Vertrags-Konditionen, hat der Mitarbeiter ein Bike für z.B. 3.000 €. Am Ende erhält er oftmals die Option auf den Kauf für den Restwert von 4 oder 10 % des Listenpreises.

Der Haken an der Sache
Indes ist die Sache ist nicht ganz so einfach, wie sie auf den ersten Blick erscheint. Etliche Punkte müssen streng beachtet werden, um steuerrechtliche Klippen korrekt zu umschiffen.

Derjenige, der nicht exakt nach den Buchstaben des Gesetzes handelt, landet leicht in der Steuerfalle und muss gegebenenfalls kräftig nachzahlen, etwa Sozialversicherungsbeiträge.

Und: die von den Leasingdienstleistern versprochenen Einsparungen sind nicht reell.

Die in den meisten Vorteilsrechnern der Dienstleister abgebildeten Zahlen stimmen nicht. Sie gaukeln kolossale Einsparungen vor, die in der Realität nicht erreicht werden.

Weil Lasten-E-Bikes meist 3.000 Euro und mehr kosten, bieten sie sich für die familieäre Nutzung geradezu an

 

Fallstricke und Lösungen
Zunächst ist zu bemerken, dass sich eine solche Vorgehensweise vor allem für größere Betriebe lohnt, denn der Verwaltungsmehraufwand ist nicht ganz unerheblich, für eine eigene Buchhaltungsabteilung jedoch gut zu beherrschen.

Daneben gilt es auch zu bedenken, dass sich bei Nutzung dieses Modells die Ansprüche für den Arbeitnehmer etwas verringern, etwa bei Arbeitslosigkeit, Elterngeld und Rentenansprüchen.

Der größte Fallstrick liegt in der Inklusion einer Kaufoption des Mitarbeiters am Ende der Leasing-Laufzeit. Ein Pedelec für 3.000 € NP ist nach 3 Jahren noch ca. 1.200 € (ca. 40% vom Listenpreis) wert. Wird es aber von Anfang an nach Ende der Leasinglaufzeit zu einem Preis von 4 oder 10% des Neupreises zum Kauf angeboten, steht womöglich der Tatbestand der Steuerverkürzung im Raum. Bei vertraglich festgelegter Kaufoption ist der Vorgang auch nicht als Leasinggeschäft, sondern als Ratenkauf zu werten.

Folglich darf in keinem Fall eine Kaufoption im Leasing-Vertrag stehen!

Übrigens
Möchte der Arbeitnehmer das Bike am Vertragsende trotzdem kaufen, kann es ihm auch zu den obigen Konditionen angeboten werden. Aber der Differenzbetrag zum Zeitwert muss dann als Lohnzufluss versteuert werden. Und das bedeutet: ein erheblicher Teil der Differenz von Verkaufspreis und Zeitwert geht als Steuer/Abgaben für den Beschäftigten verloren. Die Vorteile über Einsparungen reduzieren sich somit um etwa die Hälfte. Wird ihm das Bike zum realen Zeitwert verkauft, besteht diesbezüglich ohnehin keine Gefahr. In beiden Fällen erhält er jedoch zum fairen Preis ein E-Bike, dessen Geschichte er kennt und das „scheckheftgepflegt“ ist.

Neueste Entwicklungen
Nach dem „Einschreiten“ der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen vom 03.05.2016 gegen die in ihren Augen zu gering angesetzten Restwerte und die damit einhergehenden Steuer-Ausfälle reagieren nun die führenden Leasing-Anbieter. Sie setzen den neuen Restwert z.B. mit 15 oder 17% an und übernehmen die Versteuerung des Lohnzuflusses samt der steuerlichen Dokumentation. Damit wäre die Rechtskonformität in diesem Punkt wieder hergestellt.
Kaufoptionen im Leasingvertrag werden neuestens auch nicht mehr angeboten. Es wird an einer rechtssicheren Ausgestaltung eines solchen Angebotes gerade intensiv gearbeitet.

Update März 2019
Seit 1.1.19 ist der geldwerte Vorteil nur mehr mit 0,5 Prozent zu versteuern. Liegt keine Gehaltsumwandlung vor, d.h. wird das Bike im Rahmen einer Lohn-Zusatzleistung gestellt, entfällt auch diese Belastung.
Der Strombezug für das Laden beim Arbeitgeber ist steuerlich frei.
Siehe dazu auch den Beitrag: https://www.touremo-mag.com/2019/02/11/neue-steuerliche-foerderungen-fuer-vom-arbeitgeber-ueberlassene-fahrzeuge/

Auch darauf kommt es an
Eine Vorsorgemaßnahme ist, das zuständige Finanzamt per Anrufungsauskunft zu informieren, und dabei möglichst genaue Angaben zu machen. Wichtig dabei: keine Verkaufsoption einbeziehen!

  • Der Leasingnehmer, also der Arbeitgeber, muss die Oberhoheit und Verfügungsgewalt über das Leasing-Objekt behalten, sonst handelt es sich rechtlich um eine Barlohnverwendung mit den damit einhergehenden steuerlichen Folgen. Gibt der Arbeitgeber alle im Leasingvertrag enthaltenen Rechte und Pflichten an den Arbeitnehmer weiter, wird dieser de jure zum wirtschaftlichen Leasing-Nehmer.
  • Der Arbeitgeber kann Risiken vermeiden, indem er etwa das Bike brandet, verlangt, einen Helm zu tragen, die Teilnahme an Rennen verbietet oder die Nutzung im Ausland oder von Dritten von seinem Einverständnis abhängig macht. Diese Vereinbarungen müssen  im Überlassungsvertrag schriftlich festgehalten werden.
  • Auch die Übernahme der Versicherungsraten usw. (s.o.) tut hier gute Dienste. Diese Ausgaben können als Betriebsausgaben gebucht werden und mindern den bilanziellen Gewinn und damit wieder die steuerliche Belastung.
  • Last but not least sollte das Angebot an das Anstellungsverhältnis gekoppelt sein. Endet dieses, muss das Bike an den Leasingnehmer zurück gegeben werden.

Und S-Pedelecs?
Schnelle Pedelcs mit einer Unterstützung bis 45 km/h und E-Bikes, bei denen der Motor allein für den Antrieb sorgt, gelten als Kraftfahrzeuge. Für diese gilt das Privileg in der Form, wie es für Dienstwagen gilt. Der Weg zur Arbeit muss zusätzlich mit 0,03 % des Neupreises pro Kilometer versteuert werden. Und natürlich wird eine Haftpflicht-Versicherung fällig.

Fazit
Die Überlassung von Dienstbikes an Mitarbeiter ist eine gute und sinnvolle Möglichkeit, etwas für das Arbeitsverhältnis zu tun und dabei positive Außenwirkung und beiderseitige Geldersparnis zu kombinieren. Allerdings sind die Einsparpotenziale arbeitnehmerseitig wesentlich geringer als von den Dienstleistern angegeben. Doch sind die Dinge gerade im Fluss. So ist es besonders ratsam vorsichtig zu agieren und sich mit einem Steuerberater zu besprechen.

Text: Werner Köstle

Bildrechte: Aufmacher und Bild 1: Riese & Müller, Bild 2: Werner Köstle, Bild 3: Butchers & Bicycles

Im zweiten Teil gehen wir näher auf Details ein, nennen Ihnen geeignete Partner und zeigen, wie noch weitere Einsparungspotenziale genutzt werden können.

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